거래처와 통화를 마친 직후에는 이야기한 내용을 모두 기억할 것 같습니다. 그런데 며칠 뒤 발주하려고 보면 단가가 부가세 포함인지, 납기일이 확정된 것인지, 샘플 비용을 돌려받기로 했는지 헷갈리기 시작합니다.
통화 내용을 AI로 요약해도 이 문제는 저절로 해결되지 않습니다. 원래 기록에 확정된 조건과 검토 중인 내용이 섞여 있다면, 정돈된 문장으로 바뀔 뿐 구분이 생기지는 않습니다.
거래처 메모에서 중요한 것은 모든 대화를 길게 남기는 일이 아닙니다. 결정된 내용, 상대방이 확인할 내용, 내가 해야 할 행동을 나누는 것입니다.
통화 직후에도 조건이 엇갈리는 이유
전화로 협의할 때는 수량과 단가만 이야기하지 않습니다. 포장 방법, 출고 일정, 샘플 비용, 불량 처리와 결제 시점이 한 대화 안에서 오갑니다.
대화를 순서대로 받아 적으면 내용은 많이 남지만 나중에 무엇이 결정됐는지 찾기 어렵습니다. 다음과 같은 기록이 대표적입니다.
보호대 L, XL 각 1,000개 이야기함. 샘플비는 나중에 돌려준다고 함. 포장은 다시 확인. 생산은 한 달 정도라고 했고 단가는 지난번과 비슷하게 가능할 것 같다고 함.
통화한 사람은 이 문장을 이해할 수 있지만 며칠 뒤에는 의문이 생깁니다. 한 달이 생산 완료까지인지 국내 도착까지인지 알 수 없고, ‘비슷한 단가’가 기존 금액으로 확정됐다는 뜻인지도 분명하지 않습니다.
발주 메모를 나누는 기준
대화 순서대로 적은 원본은 그대로 보관하되, 통화가 끝난 뒤 내용을 세 부분으로 나눕니다.
확정된 내용
양쪽이 같은 조건으로 동의한 내용입니다. 수량, 옵션, 확정 단가, 결제 방식처럼 발주서에 옮길 수 있는 사항만 넣습니다.
거래처가 확인할 내용
공급처나 제조사가 내부 확인 후 알려주기로 한 사항입니다. 포장 변경 가능 여부, 정확한 생산 일정, 추가 비용 등이 여기에 해당합니다.
내가 할 일
샘플 확인, 로고 파일 전달, 발주 수량 결정처럼 운영자가 처리해야 하는 행동입니다. 해야 할 날짜가 정해졌다면 함께 적습니다.
앞의 예시를 이 기준으로 다시 나누면 다음처럼 바뀝니다.
확정: L과 XL 각각 1,000개 기준으로 견적을 받는다.
거래처 확인: 정확한 단가, 포장 변경 가능 여부, 생산 완료 예정일을 회신한다.
내가 할 일: 샘플 상태를 확인한 뒤 옵션별 최종 수량을 전달한다.
샘플비 환급 조건처럼 말로만 들은 내용은 확정 칸에 바로 넣지 않습니다. 어느 주문에서, 어떤 조건을 충족하면 돌려받는지 문서로 다시 확인해야 합니다.
애매한 표현을 그대로 두면 생기는 문제
거래처 대화에서 ‘가능할 것 같다’, ‘지난번과 비슷하다’, ‘최대한 빨리’ 같은 말은 자주 사용됩니다. 이런 표현을 AI가 매끄럽게 고치면서 확정된 사실처럼 바꿀 수 있습니다.
원래 표현: 생산은 한 달 정도면 가능할 것 같습니다.
잘못 정리된 표현: 생산 기간은 30일로 확정되었습니다.
두 문장은 의미가 다릅니다. 첫 번째는 예상이고 두 번째는 확정입니다. 숫자와 날짜가 들어간다고 더 정확한 기록이 되는 것은 아닙니다.
다음 표현이 원본에 있다면 임의로 확정하지 말고 별도 확인 항목으로 남깁니다.
- 아마 가능하다
- 비슷하게 맞출 수 있다
- 최대한 빨리 진행한다
- 문제없을 것 같다
- 나중에 돌려준다
AI로 정리할 때 넣어야 할 조건
통화 내용을 AI에 넣기 전 상대방 이름, 전화번호, 계좌정보처럼 정리에 필요하지 않은 정보는 삭제합니다. 거래처명도 꼭 필요하지 않다면 ‘공급처 A’로 바꿀 수 있습니다.
요청할 때는 요약만 지시하지 말고 불확실한 표현을 처리하는 기준을 함께 전달합니다.
아래 통화 메모를 확정된 내용, 거래처가 확인할 내용, 내가 해야 할 일로 나눠 주세요. ‘가능할 것 같다’, ‘예상한다’처럼 확정되지 않은 말은 결정사항으로 바꾸지 마세요. 날짜와 금액이 불분명하면 추측하지 말고 확인 필요로 표시해 주세요.
AI에게 결과 형식과 제외 조건을 전달하는 방법은 아래 글에서 더 자세히 확인할 수 있습니다.
정리 속도가 빨라졌더라도 사실 확인에 더 많은 시간이 든다면 효율이 높아졌다고 보기 어렵습니다. 준비부터 수정까지 비교하는 방법은 다음 글과 연결됩니다.
발주 전에 거래처와 다시 맞추는 방법
AI로 정리한 문서는 최종 합의서가 아닙니다. 발주서나 결제를 진행하기 전 거래처에 조건을 다시 전달하고 서로 다르게 이해한 부분이 없는지 확인해야 합니다.
확인 메시지는 길게 쓸 필요가 없습니다.
오늘 통화한 내용을 아래와 같이 이해했습니다.
- 견적 기준: L·XL 각각 1,000개
- 추가 확인: 옵션별 단가와 포장 변경 비용
- 일정: 생산 완료 예정일 회신 필요
제가 잘못 이해한 부분이 있으면 발주 전에 알려주세요.
단가에는 세금과 운송비가 포함됐는지, 일정은 생산 완료인지 국내 도착인지 구체적으로 적습니다. 통화 당사자끼리 같은 내용을 이해했다고 생각해도 표현 기준이 다를 수 있기 때문입니다.
수량, 단가, 세금, 포장, 납기와 환급 조건이 문서에 남아 있는지 확인합니다. 예상이나 검토 중인 내용은 확정사항과 분리하고, 양쪽이 같은 조건을 확인한 뒤 발주서와 결제를 진행합니다.
거래처와 통화한 뒤 나중에 서로 다르게 기억해 다시 확인했던 조건이 있으셨나요?