쇼핑몰에는 ‘크림색·대형’, 도매처 주문서에는 ‘아이보리·L’이라고 적혀 있는 경우가 있습니다. 상품을 등록할 때는 별문제 없어 보이지만 주문이 들어오면 두 표현이 같은 선택지인지 다시 확인해야 합니다.
한두 건은 기억으로 처리할 수 있어도 상품과 공급처가 늘어나면 이야기가 달라집니다. 비슷해 보이는 말을 감으로 연결했다가 다른 색상이나 규격을 발주할 수 있기 때문입니다. 이때 필요한 것은 옵션명을 보기 좋게 통일하는 작업이 아니라, 판매 화면의 선택값과 실제 발주값을 연결한 대조표입니다.
표현이 비슷해도 바로 연결하면 안 되는 경우
‘아이보리’와 ‘크림’은 같은 색처럼 보이지만 공급처가 두 색상을 따로 판매할 수도 있습니다. ‘대형’과 ‘L’도 항상 같은 규격은 아닙니다. 판매 페이지에는 대형이라고 표시했지만 실제 공급 상품의 L이 다른 업체 제품보다 작을 수 있습니다.
특히 다음과 같은 선택값은 이름만 보고 일치 여부를 결정하기 어렵습니다.
- 오프화이트, 아이보리, 크림처럼 경계가 모호한 색상
- 소형, 기본형, S처럼 기준이 공개되지 않은 크기
- 1세트, 1팩, 한 묶음처럼 구성 수량이 생략된 표현
- 신형, 개선형, 2세대처럼 변경 시점이 불분명한 모델
- 본품, 리필, 리필용기처럼 구성이 비슷한 선택값
이런 항목은 AI에 목록을 넣어도 자동으로 확정하면 안 됩니다. 문맥상 비슷한 말을 찾는 능력과 실제 재고의 동일성을 확인하는 일은 다르기 때문입니다.
판매 옵션이 ‘화이트’이고 공급 목록이 ‘오프화이트’라면 일단 확인 필요로 남깁니다. 사진이 비슷하다는 사실만으로 같은 색상이라고 확정하지 않습니다.
발주용 대조표에 들어갈 항목
표에는 이름 두 개만 나란히 적는 것보다 상품을 다시 확인할 단서를 함께 남겨야 합니다. 공급처가 표기를 바꾸더라도 모델 코드나 구성 수량으로 구별할 수 있어서입니다.
| 판매 화면 | 공급처 표기 | 식별 정보 | 상태 |
|---|---|---|---|
| 크림색 / 대형 | IV / L | 모델 K21, 가로 42cm | 확정 |
| 베이지 / 기본형 | BE / M | 치수 자료 없음 | 확인 필요 |
| 리필 2개 | 본품+리필 | 구성 불일치 | 연결 금지 |
상태는 ‘확정’, ‘확인 필요’, ‘연결 금지’로 나누면 충분합니다. 아직 조사하지 않은 항목을 빈칸으로 두면 나중에 완성된 것으로 오해할 수 있으므로 반드시 상태를 적습니다.
확정 근거에는 거래처 답변 날짜도 남겨두는 편이 좋습니다. 규격이나 포장이 변경됐을 때 어느 시점의 자료인지 확인할 수 있습니다.
AI에는 확정 대신 분류를 맡기기
선택지가 많다면 AI를 이용해 표의 초안을 만들 수 있습니다. 다만 “같은 항목끼리 연결해 줘”라고 요청하면 비슷한 표현을 사실처럼 묶을 가능성이 있습니다. 판단 범위를 좁혀서 요청해야 합니다.
요청문 예시
아래에는 쇼핑몰 선택값과 도매처 목록이 있습니다. 표현이 비슷하더라도 같은 상품이라고 확정하지 마세요. 모델 코드, 치수, 구성 수량이 모두 일치한 항목만 ‘일치 후보’로 표시하세요. 근거가 부족하면 ‘확인 필요’, 구성이 다르면 ‘연결 금지’로 분류하세요. 각 판단 옆에 사용한 근거를 짧게 적어 주세요.
결과를 받은 뒤에는 ‘일치 후보’도 사람이 공급 자료와 비교해야 합니다. AI가 만든 표는 발주서가 아니라 확인할 순서를 줄여주는 초안으로 사용하는 것이 안전합니다.
중간에 잘못 연결된 줄을 발견했다면 전체 결과를 새로 만들 필요는 없습니다. 해당 행과 근거를 지정해 다시 분류하도록 요청하면 됩니다.
주문 직전에 확인할 부분
대조표가 있어도 공급처가 상품 코드를 바꾸거나 구성을 수정하면 이전 연결이 틀릴 수 있습니다. 발주 전에는 판매 선택값, 공급 상품 코드, 수량 단위를 한 줄에서 다시 비교합니다.
가격만 달라진 경우와 상품 자체가 변경된 경우도 구분해야 합니다. 금액 변동은 대응 관계를 유지할 수 있지만 모델 번호, 용량, 포장 수량이 달라졌다면 기존 행을 그대로 사용하지 않습니다.
품절된 선택지를 유사 상품에 임의로 연결하는 것도 피해야 합니다. 고객이 고른 항목과 다른 제품을 보내는 문제가 될 수 있으므로 판매 중지나 별도 안내가 먼저입니다.
선택값의 이름이 아니라 상품 코드와 실제 구성을 비교합니다. 근거가 하나라도 비어 있는 행은 거래처에 확인한 뒤 상태를 바꾸고, 확인 날짜를 함께 기록합니다.
옵션 대조표는 거창한 재고관리 시스템이 아닙니다. 판매자가 고객에게 보여주는 이름과 거래처에 주문하는 이름 사이에 생긴 틈을 기록하는 문서입니다. 한 번 확인한 내용을 기억에만 맡기지 않으면 주문량이 늘어도 같은 항목을 매번 처음부터 찾지 않아도 됩니다.
현재 판매 중인 상품에서 이름이 가장 다르게 표시되는 옵션은 색상, 크기, 구성 중 무엇인가요?